Politique de protection des données personnelles

Objet et domaine d'application

L’Institut du Cerveau et de la Moelle épinière est une fondation privée reconnue d’utilité publique par décret du 13 septembre 2006 dont le but est de soutenir et développer la recherche sur le cerveau et la moelle épinière et dont le siège est situé à l’Hôpital Pitié Salpêtrière, 47 boulevard de l’Hôpital, 75013 Paris. L’Institut du Cerveau est particulièrement attaché à la protection des données personnelles et au respect de la vie privée de tous les publics avec lesquelles il entretient une relation au travers de tous supports numériques ou papier, y compris via son site internet www.icminstitute.org. Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, en particulier la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite Loi « informatique et Libertés » modifiée, et au Règlement européen n° 2016/679/UE du 27 avril 2016 (applicable depuis le 25 mai 2018) sur la protection des données (« RGPD »), l’Institut du Cerveau, en tant que responsable de traitement, traite et protège les données à caractère personnel qu’il collecte. Par ailleurs, L’Institut du Cerveau a désigné un Délégué à la protection des données, interlocuteur privilégié de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et référent au sein de l’association sur les questions de protection des données à caractère personnel, avec la CNIL et les personnes concernées par les traitements de données personnelles. 

Publics

Les publics concernés par la présente politique sont notamment les salariés et candidats, ainsi que les personnels intervenant pour l’ICM, les partenaires de la fondation, les mécènes, les donateurs, les prospects, les testateurs, les visiteurs de nos locaux, les visiteurs de notre/nos sites web, les partenaires, les chercheurs, … toute personne en contact avec l’Institut du Cerveau. Les traitements de données de santé à des fins de recherche dans le domaine de la santé ne sont pas concernés par la présente politique et donneront lieu à une politique institutionnelle spécifique. 

Les données à caractère personnel susceptibles d’être collectées par l’Institut du Cerveau quel que soit le support sont notamment : 

• Données d’identification : nom, prénom, civilité, âge/date de naissance, photographie, 
• Données de contact : adresse postale, email, numéro de téléphone, 
• Données transactionnelles : coordonnées bancaires, montant et date de don ou facture,  
• Données de connexion : date, heure, adresse IP, identifiants techniques, logiciels et matériels, cookies,  
• Données de vie : centre d’intérêt, vie personnelle ou professionnelle, familiale… 

Seules les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées doivent être recueillies et traitées. Nous veillons par ailleurs à respecter l'exactitude de vos données à caractère personnel par des mises à jour régulières.  Mars 2022 Politique de protection de vos données personnelles 3/7 Ces données peuvent, selon la finalité, être obligatoires ou facultatives, comme précisé au moment de la collecte des données. Les données facultatives sont recueillies pour mieux vous connaître et pour nous permettre de vous adresser les communications et offres personnalisées et adaptées à vos attentes et à votre profil (donateurs, chercheurs, visiteur, …). Vos données peuvent être collectées directement auprès de vous (via le formulaire contact, bulletin de dons, réponse à candidature…) ou indirectement (ex via des partenaires ou des sous-traitants...) dans le respect des articles 13 et 14 du RGPD. 

Finalités de traitement

L’Institut du Cerveau a pour mission de comprendre le fonctionnement du cerveau sain et les causes et les mécanismes des maladies du système nerveux en vue de la mise au point rapide de traitements afin de les appliquer aux patients dans les meilleurs délais.  

Pour remplir ses missions, l’Institut du Cerveau est amené à collecter vos données personnelles pour répondre aux principales finalités suivantes :  

• Assurer la communication (interne et externe) de l’Institut, 
• Assurer la gestion des abonnements : newsletter, 
• Gérer les candidatures (emploi, stage, bénévole), 
• Vous informer à la suite de vos demandes (information, exercice de droits en matière de protection des données personnelles, …), 
• Vous permettre d’accéder à des informations et services, 
• Assurer la bonne gestion de nos évènements (séminaires, colloques, …), 
• Assurer la bonne gestion administrative des dons, 
• Vous informer et vous solliciter dans le cadre de campagnes de collecte de fonds, 
• Gérer et suivre le traitement des legs et libéralités, 
• Répondre à des obligations légales ou administratives imposées par la réglementation et contractuelles, 
• Gérer la relation avec les fournisseurs de l’Institut, 
• Recueillir les données à des fins de statistiques (analyse du trafic sur notre site par exemple), 
• Garantir la sécurité des systèmes d’information et des locaux. 

Si nous devions utiliser vos données à caractère personnel à d’autres fins que la finalité définie, nous nous engageons à vous tenir informé et à vous donner la possibilité de donner votre accord, le cas échéant. 

Licéité du traitement

Selon le traitement réalisé sur vos données, l’Institut du Cerveau se fonde principalement sur une ou plusieurs bases juridiques susceptibles de rendre licite le traitement de vos données. 

• Le consentement de la personne concernée au traitement de ses données (ex pour votre inscription à notre newsletter), 
• L’intérêt légitime poursuivi dans le cadre de nos activités et nos missions (ex pour vous solliciter dans le cadre de campagnes de collecte de fonds), 
• Respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (ex. pour la gestion de notre comptabilité ou des ressources humaines),
• L’exécution d’un contrat. 

Mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données

Nous nous engageons à traiter vos données de façon sécurisée afin de garantir leur confidentialité, leur intégrité de leur disponibilité. Pour ce faire, nous nous engageons à prendre les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques pour les personnes. Les mesures de sécurité sont revues régulièrement pour être ajustées en fonction de l’évolution des risques. Nous attachons une grande importance à ne travailler qu'avec des sous-traitants et des partenaires présentant des garanties suffisantes pour respecter la réglementation française et européenne en matière de protection des données personnelles et veillons à la formalisation de la prestation dans un contrat définissant les obligations des parties en matière de protection des données. 

Conservation limitée des données

Nous conservons vos données à caractère personnel pour une durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées. Lorsque les durées de conservation arrivent à leur terme, vos données sont effacées ou anonymisées de manière à pouvoir les exploiter sans porter atteinte à vos droits. Néanmoins, vos données pourront être archivées au-delà des durées prévues à des fins statistiques ou de recherche scientifique, conformément à la réglementation et moyennant les autorisations nécessaires s’il y a lieu.

Destinataires de vos données personnelles

L’Institut du Cerveau ne communique les données qu’elle collecte qu’à ses services internes habilités en raison de leurs fonctions ainsi qu’à ses sous-traitants mandatés uniquement dans la mesure où cela est strictement nécessaire à la réalisation de la ou des finalités du traitement. Toutes les personnes ayant accès aux données sont tenues par une obligation de confidentialité écrite et signée. L’Institut du Cerveau demande à tous ses sous-traitants qui traitent ou qui sont susceptibles de traiter des données à caractère personnel pour son compte d’être en conformité avec la règlementation en vigueur et de garantir ses obligations vis-à-vis de ses publics et des autorités. 

• Cas particuliers des données échangées avec d’autres associations 

Pour limiter les frais de gestion de collecte de fonds, l’Institut du Cerveau peut être amené à partager vos données avec des organismes partenaires externes. Vous disposez du droit de vous opposer aux échanges avec d’autres associations pour leurs propres campagnes de collecte de fonds en exerçant directement votre droit d’opposition à l’échange auprès du service donateurs. 

Transfert hors Union Européenne

L’Institut du Cerveau s’efforce, par principe, de ne réaliser aucun transfert de données personnelles en dehors de l’Union Européenne ou vers un pays qui ne présente pas un niveau de protection équivalent. Néanmoins, L’Institut du Cerveau peut externaliser certains de ses traitements, et devoir, dans ce cadre, procéder à des transferts de données en dehors de l’Union Européenne. Dans le cadre de ces transferts, l’Institut du Cerveau s’engage à prendre toutes les mesures contractuelles, techniques et organisationnelles pour garantir un niveau de protection adéquat de vos données à caractère personnel et de vous donner faculté d’accéder aux documents autorisant ce transfert.

Vos droits concernant vos données à caractère personnel

Conformément aux lois et règlements applicables en matière de protection des données personnelles, vous bénéficiez d’un certain nombre de droits relatifs à vos données, à savoir : 

• D’un droit d’être informé vous avez le droit d’être informé de manière concise, transparente, intelligible et facilement accessible de la manière dont vos Données sont traitées, 
• D’un droit d’opposition / de consentement sur le traitement de vos données selon la nature du traitement, 
• D'un droit d'accès aux informations vous concernant, afin d’en vérifier l’exactitude et, le cas échéant, afin de les rectifier, de les compléter, de les mettre à jour. Ex : changement d’adresse), 
• D'un droit à l’effacement de vos données, 
• D’un droit à la limitation du traitement des données : droit de bloquer temporairement l’utilisation de vos données : aucune opération ne peut être réalisée sur celles-ci, 
• D’un droit à la portabilité de vos données : droit de récupérer les données que vous avez fournies sous une forme couramment utilisée et lisible par une machine, pour votre usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos Données est basé sur votre consentement, sur un contrat et que ce traitement est effectué par des moyens automatisés.

 Vous disposez, par ailleurs, d’un droit de définir le sort de vos données personnelles après votre mort. Pour exercer vos droits ou pour toute question concernant la politique de protection des données à caractère personnel de l’Institut du Cerveau, vous pouvez adresser une demande à l’attention de notre Délégué à la Protection des Données : 

• Par le biais du formulaire de demande de droits, disponible en cliquant ici : https://institutducerveau-icm.org/fr/gerer-mes-donnees-personnelles/, 
• Par voie postale : DPO, Institut du Cerveau, Hôpital Pitié-Salpêtrière, 47 bd de l’Hôpital, 75013 Paris, 
• Par courriel : dpo@icm-institute.org. 

L’Institut du Cerveau s’engage à répondre aux demandes adressées par ces trois canaux dans un délai de 30 jours. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – CNIL – autorité française de protection des données personnelles, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07 ou en ligne sur https://www.cnil.fr » si après nous avoir contactés, vous n’êtes pas satisfaits du suivi que nous avons réservé à vos demandes et/ou du traitement de vos données. Formulaire de demande d’exercice de droits – collecte de fonds Les informations recueillies dans ce formulaire sont traitées dans le cadre de la gestion des demandes que vous pouvez formuler pour exercer des droits que vous possédez sur vos données à caractère personnel. Les données recueillies au titre du présent formulaire sont conservées le temps nécessaire au traitement de la demande et enregistrées dans un registre « demandes d’exercice de droits » en conformité avec la réglementation en vigueur et sur la base de l’obligation légale. Les données sont destinées exclusivement au service Donateurs ainsi qu’au Délégué à la Protection des Données de l’Institut du Cerveau. Si une copie de votre pièce justificative d’identité est nécessaire à l’exercice d’un droit, cette dernière est conservée pendant deux (2) mois. 

Modification de la politique de confidentialité

L’Institut du Cerveau se réserve le droit de faire évoluer la Politique de Confidentialité à tout moment pour tenir compte de l’évolution des nouvelles réglementations et de ses usages.